パソコンのメールの設定「サーバにメッセージを残す」について

パソコン上でメールソフト（Outlookなど）を使用して、日々のコミュニケーションを行っている方は多いでしょう。メールソフトを利用しているとき、特に設定画面で見かける「サーバにメッセージを残す」というオプションに戸惑った経験があるかもしれません。この記事では、この設定が何を意味するのか、また、チェックを入れるべきかどうかについて詳しく解説します。

 

 

「サーバにメッセージを残す」とは？

この設定は、メールサーバーに保存されたメールを、パソコンで受信した後もサーバー上に残し続けるかどうかを決めるものです。通常、メールをパソコンにダウンロードすると、サーバーからそのメールは削除されますが、「サーバにメッセージを残す」にチェックを入れておくと、受信したメールはサーバーに残り続け、他の端末でも同じメールを確認できるようになります。

 

 

この設定を有効にする場面

 

 

• 複数の端末でメールを確認したい場合
  例えば、パソコンとスマートフォン、またはタブレットを使用している場合、どの端末からも同じメールを確認したいことがあります。この設定を有効にすると、受信したメールはサーバーに残るため、どの端末からもメールをチェックできるようになります。
  

 

• メールをバックアップとしてサーバーに残したい場合
  一部のユーザーは、メールをサーバーに保存し、バックアップとして利用したいと考えることがあります。特に重要なメールを誤って削除したり、パソコンに保存したものが失われたりすることを防ぐために、サーバーに残すことが有効です。
  

 

• 容量に余裕がある場合
  メールサーバーにメールを残すとサーバーの容量を消費します。自分のメールサーバーに十分な空き容量がある場合、この設定を有効にしても問題ないでしょう。
  

 

 

 

この設定を無効にする場面

 

 

• サーバーの容量が限られている場合
  メールサーバーに残すことで容量が増加し、最終的にメールが受信できなくなることがあります。特に無料のメールアカウントを使用している場合、サーバーの容量に制限があることが多いため、古いメールがサーバーに残り続けることを避けたほうが良い場合があります。
  

 

• パソコンで完結したい場合
  すべてのメールをパソコンにダウンロードして、サーバーから削除したい場合には、このオプションを無効にすることで、受信したメールがパソコンに保存され、サーバーからは削除されます。これにより、サーバーに不要なメールが残らず、容量を節約できます。
  

 

• メールの整理が必要な場合
  メールサーバーに大量のメールを残すと、整理が難しくなることがあります。特に、長期間使用していると不要なメールがたくさんたまってしまうことがあり、その管理が煩雑になりがちです。メールをパソコンにダウンロードし、ローカルで整理したい方には無効にする方が便利です。
  

 

 

 

IMAPとPOP3の違い

この設定が関連してくるのは、POP3というメール受信プロトコルを使用している場合です。POP3では、メールをサーバーからダウンロードした後に削除するかどうかの選択ができます。しかし、IMAPを使用している場合、サーバーに残されたメールは、どの端末からもアクセス可能です。IMAPを使っている場合、メールをサーバーに残すかどうかを意識することなく、複数の端末で同じメールを共有できます。

 

 

「サーバにメッセージを残す」設定のまとめ

 

 

• メールを複数の端末で確認したい場合は、サーバーにメールを残す設定を有効に。

 

• サーバー容量が限られている場合や、パソコンでのみメールを管理したい場合は、この設定を無効に。

 

• IMAPを利用している場合は、サーバーにメールを残す設定にあまり注意を払う必要はありません。

 

 

 

結論

「サーバにメッセージを残す」という設定は、どのようにメールを管理したいか、また、どの端末からメールにアクセスしたいかによって使い分ける必要があります。自分の使用スタイルに合った設定を選ぶことで、より効率的なメール管理が可能となります。また、必要に応じて、POP3とIMAPの使い分けも考慮することをお勧めします。メールの設定は一度行えば大きな手間にはなりませんが、理解しておくことで長期的に便利に使いこなすことができます。